Nivel del cargo

Área

Sub área

Propósito del cargo

Contribuir al fortalecimiento de la gestión documental mediante la elaboración, implementación y actualización de los instrumentos archivísticos que garanticen la clasificación, organización, acceso, conservación y disposición final de los documentos producidos y recibidos por la entidad, en cumplimiento de la normatividad archivística vigente.

Responsabilidades del cargo

1. Recopilar y analizar el mapa de procesos, subprocesos y procedimientos para identificar la producción documental de cada una de las áreas de la  empresa.                                                                       

2. Realizar visitas y encuestas a todas las áreas para el levantamiento de información que acompañado del análisis de procesos y procedimientos permita la identificación del sistema de clasificación, series, subseries, tipos documentales y criterios de valoración documental.

3. Analizar el mapa de procesos, subprocesos y procedimientos para la actualización de Tablas de Retención Documental.

4. Elaborar el cuadro de clasificación documental, Tablas de Retención Documental y fichas de valoración.

5. Elaboración y/o actualización de la memoria descriptiva que permita describir y evidenciar la metodología de actualización de TRD.

6. Apoyar el proceso de aplicación de tablas de retención documental en coordinación con el Centro de Sinergias Corporativas.

7. Analizar las estructuras orgánicas para la identificación de periodos históricos institucionales.

8. Analizar y clasificar los inventarios documentales para identificar la producción documental de cada una de las áreas en relación con los periodos institucionales identificados.

9. Elaborar y/o actualizar las fichas de valoración secundaria.

10. Elaboración de Tablas de Valoración Documental por cada periodo institucional y área.

11. Elaborar el cuadro de clasificación documental y Tablas de Valoración Documental.

12. Realizar seguimiento y control a las actividades que se desprenden de la aplicación de tablas de valoración documental, asegurando el cumplimiento de los planes de trabajo de organización y digitalización de documentos.

13. Apoyar la actualización e implementación de los instrumentos archivísticos que se requieran.

14. Elaborar y/o actualizar el banco terminológico.

15. Todas las anexas y complementarias que se originen en el mismo cargo, todo de conformidad con las órdenes e instrucciones que en forma verbal o escrita le impartan EL/LA EMPLEADOR/A o sus representantes ose estimen necesarias para el desarrollo de sus funciones. 

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Cantidad de Reportes Directos

Nivel de Formación

Área del conocimiento (SNIES)

Nombre del programa

Profesional en Ciencia de la Información y la Documentación (Bibliotecologia, Archivistica y Documentación) y Afines.

Postgrado (Requerido/Deseado)

Postgrado

Sistemas de información o gestión de proyectos y afines.

Años de Experiencia General

Años de Experiencia Relacionada

Descripción de la Experiencia

Elaboración y aplicación de los instrumentos archivísticos.

Experiencia en convalidación de Tablas de Retención Documental ante Archivo General de la Nación o Archivo Distrital.

Conocimientos Específicos

ElaboraciónTablas de Retención y Tablas de Valoración Documental

Elaboración y/o actualización de instrumentos archivísticos.

Competencias Corporativas

Idiomas Requeridos

Idiomas Deseados